采购管理制度

采购是现代物流链中的一个基础环节它的管理状况关系着整个物流链的进程关系着企业最终产品的质量因此搞好公司的采购管理工作对整个公司的生产活动的进行至关重要具体做法包括

一 采购工作管理目标

表12-1采购管理目标与内容表

 

目标	内容
正确计划用料	1、  配合营业目标 2、  增加资金预算灵活度 3、  减少呆滞料的产生 4、  加强用料控制 5、 便于存量管理
适当存量管理	1、  强化重点管理效果 2、  提高存货周转率 3、  适时适量的供料 4、  适量的库存 5、 提高库位使用率
强化采购管理	1、  适质适量 2、  适价适时 3、  充分掌握市场行情 4、 和供料厂保持良好关系
发挥盘点功效	1、  消除料账差异 2、  确保材料量
确保产品质量	1、  强化验收管理 2、  增加材料的使用性
发挥储运功能	1、  确保材质 2、  安全维护仓库 3、  合理的储存成本 4、正确的收发作业
更低成本	1、  采购或自制的合理性 2、  以旧换新物尽其用 3、  积极开发替代品 4、  余料再使用 5、  防止滞料发生 6、  降低采购储存成本 7、提高人员工作效率
合理处理滞废料	1、  资金灵活运用 2、  避免无谓损失 3、 增加储位的有效空间

二 物料与采购管理系统

（一）材料分类编号

1、原料物料的划分

2、常备料与非常备料划分

3、编号原则设定

（二）存量控制

1、管理基准设定

2、用料差异管理

（三）请（采）购作业

1、请购方式设定

2、请购部门设定

3、请购手续及权限

4、请购进度控制

5、供应厂商的选择与资料建立

6、采购方式设定

7、询价议价及订购作业

8、采购进度控制

9、采购核决权限

10、进口事务作业

11、厂商交货异常处理

（四）验收作业

1、收料作业规定

2、超短交料处理

3、检验规范设定

4、检验结果处理

5、材料退货处理

（五）仓储作业

1、  仓位规划

2、  料位及料品标示

3、  账务处理

4、  盘点周期方式及异常处理

5、  仓库安全管理措施

（六）领料发料作业

1、  材料领用规定

2、  以旧换新规定

3、  材料退库作业

4、  外协加工料交运管理

（七）成品仓储管理

1、  仓位规划

2、  缴库核点

3、  出货控制

4、  退货处理

5、  滞成品管理

（八）滞料废料管理

1、  滞料废料定义

2、  滞料废料的处理

三 物料与采购管理工作内容

表12－2物料与采购管理工作内容表

人员	工作内容
物控	1、  请购方式与存量基准的设定 2、  生产用料的统计及预估 3、  生产用料的请购与余料转用 4、进料异常与生产管理采购协调处理
采购	1、  建立供应商与价格记录 2、  采购方式的设定及市场行情调查 3、  询价比价议价订购作业 4、  交料进度控制与逾交督促 5、  进料质量数量异常处理 6、  内外销差价退税资料提供 7、  付款整理审查
外协	1、  外协厂商开发与签约 2、  建立外协厂商与工缴记录 3、  外协产量交货期尾期控制 4、  外协用料出厂管理 5、  外协品的质量异常处理 6、外协用料与工缴结算
材料组	1、  进厂材料外协品点收及不合格品退回 2、  材料发放批号管理余料提报 3、  材料保管及账务处理 4、  库位规划整理与安全维护 5、  滞料及有价值废品的库存提报 6、  库存盘点与账物核对 7、提供有关库存动态资料
成品组	1、  成品缴库的点收核对 2、  成品出库交运处理 3、  成品保管及账务处理 4、  成品库位规划整理与安全维护 5、  库存盘点与账物核对 6、  滞存品库存提报 7、  提供有半成品库存资料 8、 公司必备管理制度第十二章采购管理制度

四 标准采购作业程序

　　采购作业内容包括从收到“请购案件”开始的进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，在报价后整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购详细作业程序及要点如：

（一）采购作业程序及要点

表12-3采购作业程序及要点表

程序	要点
接件分发	1、  请购单各栏填写是否清楚 2、  按分配原则分派请购案件 3、  急件优先分派办理 4、  无法在需用日期办妥者利用交货期联络单通知请购部门 5、 撤销请购单应先送办理
询价	1、  交货期无法配合需用日期时联络请购部门 2、  充分了解请购材料的品名规格 3、  急件或需用日期接近者应优先办理 4、  向厂商详细说明品名规格质量要求数量扣款规定交货期地点付款办法 5、  同规格产品有几家供应商均应询价 6、  有否其他较有利的代用品或对抗品 7、  应对同规格不同厂牌做比较 8、  是否有必要办理售后服务及保修年限 9、 新厂商产品是否需经检验试用
比价议价	1、  厂商的供应能力是否能按期交货质量确认 2、  是否殷实可靠的生产厂或直接进口商 3、  其他经销商价格是否较低 4、  经成本分析后设定议价目标 5、  是否必要向厂商索取型录比较 6、  价格上涨下跌有何因素 7、  是否必要开发其他厂商或转外购 8、规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标
呈核	1、  请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件 2、  买卖惯例需超交者应注明 3、  现场选用较贵材料时联络请购部门述明原因 4、 按核决权限呈核
订购	1、  需预付定金内外销价需办退税或规定多少金额以上或有附带条件等应制订买卖合同 2、  再向厂商确认价格交货期质量条件 3、  分批交货者在请购单上盖分批交货单 4、 订购单采用联络函式传真机寄交厂商无法按需用日期交货的案件联络请购部门
催交	1、  约交日期前应再确认交货期 2、  无法在约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办 3、  已逾约交货日期尚未到货应加紧催交
整理付款	1、  抬头及内容是否相符 2、  金额与请购单价格是否相等 3、  是否有预付款或暂借款应处理 4、  是否需要扣款 5、  需要办退税的请购单转告退税部门 6、  以内销价采购供外销用材料应先收齐退税同意书方可办理付款
收件、分发、核对	1、  收件 2、  按分配原则指派经办人 3、  核对品名 4、  核对规格 5、  核对数量 6、  核对需要日期
询价	1、  选择询价对象及地区 2、  询价 3、  整理报价资料 4、  确认请讲内容 5、  寻找对抗品 6、  选择开发对象 7、  询价索样 8、  整理对抗品资料及样品送样 9、  整理检验结果
议价、比价、呈核	1、  调查市场行情 2、  核对资金预算 3、  选择议价对象 4、  研拟底价 5、  研议采购条件 6、  议价或公开比价 7、  填写上次报价记录 8、  估算海空运费 9、  估算保险费 10、              核对付款条件 11、              比较交货期限 12、              检查卸货条件 13、              估算关税 14、              按核决权限呈核
进口、签证、结汇	1、  缮打输入许可证申请书 2、  缮写用途说明书 3、  备妥签证必要文件 4、  提案申请签证 5、  签证专案申请作业 缮造申请书及附件度量衡器无线电器材 整理必要文件 提案申请 6、  申请结汇 7、  整理结汇文件 8、  核对签证结汇文件 9、  修改输入许可证或信用证作业
投保船务	1、  洽订保率 2、  投保缴交保险费 3、  洽订特约船公司及运费 4、  指定船舶公司 5、  交涉货柜使用期限 6、  核算运费 7、  缴交运费 8、  处理大宗材料船务
装运	1、  督促预定装船期 2、  申请工业用证明 3、  申请分期缴税 4、  申请预保火险及动产抵押 5、  督促装运文件 6、  确认船期 7、  整理装运文件 8、  申请管理品放行证 9、  联络及安排卸货 10、              确认船代理 11、              确认公证处（所） 12、              联络交货期异常修改L/C
报关提货	1、  银行背书 2、  办理担保提货 3、  整理文件报关 4、  缴税提货 5、  收料
索赔	1、  核对材料检验报告 2、  填写索赔记录单 3、  向保险公司船公司索赔 4、  向供料厂商索赔 5、  办理退货掉换作业
跟催	1、  督促收料单 2、  控制长期合同的交货 3、  控制外购资金 4、  整理采购案件 5、  计算卸货延滞费及奖金 6、  办理退汇

五 标准采购作业细则

（一）请购

条 请购部门的划分

各项材料的请购部门如下：

常备材料：生产管理部门

预备材料：物料管理部门

非常备材料：

（1）订货生产用料生产管理部门

（2）其他用料使用部门或物料管理部门

第二条 请购单的开立、递送

1、请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。

2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。

3、紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。

4、材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。

5、庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

表12-4材料请购单

部门                                                      年  月   日填制

材料					规范	部门	核定 数量	请购 数量	估计 单价	估计 总价	预算 月份
材 料 别	编号	核 对 码	新 旧 废	名称
需用日期		年    月   日				用途
备注								请料单		字第  号

第三条 免开请购单部分

1、下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：

（1）贺奠用物品花圈花篮礼物等

（2）招待用品饮料香烟等

（3）书报<含技术性书籍及定期刊物>、名片、文具等

（4）打字、刻印、报表等。

2、零星采购及小额零星采购材料项目。

第四条 请购核决权限

1、内购

（1）原物料：

①请购金额预估在1万元以下者，由科长核决。

②请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。

③请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。

（2）财产支出

①请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。

②请购金额预估在2000元至2万元者。由经理核决。

③请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。

（3）总务性用品

①请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。

②请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。

③请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。

附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

2、外购：

（1）请购金额预估在10万元（含）以下者，由经理核决。

（2）请购金额预估在10万元以上者。由总经理核决。

第五条 请购案件的撤销

1、请购案件的撤销应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在“请购单（内购）”或“请购单（外购）”、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

2、采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：

（1）采购部门于原请购单加盖撤销章后送回原请购部门

（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门

（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

（二） 一般采购规定

第六条 采购部门的划分

1、 内购：由国内采购部门负责办理。

2、 外购由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。

3、 总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。

第七条 采购作业方式

除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（1）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

（2）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

第八条 采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参，考遇有变更时，应立即修正。

（三） 国内采购作业处理

第九条 询价、比价、议价

1、采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准应以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价

2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检查所附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核准后先让使用。

部门或请购部门签注意见后呈核

3、属于买卖惯例超交者（如采购量超过请购量），采购经办人员于议

价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

4、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先进行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

6、“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。

第十条 呈核及核决

1、采购经办人员询价完成后，在“请购单”上详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。

2、采购核决权限见表12-5

表12-5采购核决表

采购类别	核决限额	采购核决权限
列属统购项目的原料物料包括燃料	不论金额多少	经理>总经理
非属统购项目的原料物料包括燃料	不论金额多少	经理>总经理
财产支出(包括杂项购置)的非生产器材	8000元以下 8001元至100000元 100000元以上	采购主管 经理直接核决 经理>总经理
财产支出)包括杂项购置)的生产器材	8000元以下 8001元至20000 20001元以上	采购主管 经理直接核决 经理>总经理
庶务用品	8000元以下 8001元至50000 50001元以上	采购主管 经理直接核决 经理>总经理

附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

第十一条 订购

1、采购经办人员接到经核决的“请购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货<到货>日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。

2、若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。

3、采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。

第十二条 进度控制及事务联系

1、国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。

2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核实后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。

第十三条 整理付款

1、物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与核对无误于翌日前由主管核章后送会计部门。

会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料的，“请购单（内购）”

的会计联须于批收料后送会计部门

2、内购材料须待试车检验的其订立合同部分依合同规定办理付款

未订合同部分依采购部门呈准的付款条件整理付款

3、短交应补足的请购部门应依照实收数量进行整理付款

4、超交应经主管核示方能依照实收数量进行整理付款否则仅依订货数付款

（四）境外采购作业处理（含进口事务、关务）

第十四条 询价比价议价

1、外购部门依请购单外购的需求日及急缓件加以整理并依据供应厂商资料并参考市场行情及过去询价记录以电话或传真方式进行询价作业但因特殊情况制造或代理等原因应于请购单外购注明外原则上应向三家以上供应厂商询价比价或经分析后议价

2、请购的材料规范较复杂时外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后再让请购部门确认

第十五条呈核及核决

1、比价议价完成后外购部门应填制请购单外购拟订订购厂商预定装船日期等连同厂商报价资料送请购部门依采购核决权限核决

2、核决权限

（1）采购金额以CIF美元总价折合在    元含以下者由经理核决

（2）采购金额以CIF美元总价折合超过    元以上者由总经理核决

3、采购案件经核决后如发生采购数量金额的变更时请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决

第十六条 订购与合同

1、请购单外购经核决送回外购部门后即向厂商订购并办理各项手续

表12-6 物资境外请购单

厂 商：                                      电      话：

地 址：                                      请购单编号：

项次	物资编号	品名规格	单位	数量	单价	合计
交货日期
交货地点
注 意 事 项			交 易 条 款

审核：                    经办：

2、需与供应厂商签订长期合同者外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书依采购核决权限呈核后办理

第十七条 进度控制及异常处理

1、  外购部门应以请购单外购及采购控制表控制外购作业进度

2、  外购部门在每一作业进度延迟时应主动开立进度异常及反应单记明异常原因及处理对策据此修订进度并通知请购部门

3、  外购部门于外购案件装船日期有延误时应主动与供应厂商联系催交并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策通知请购部门并依请购部门意见处理

第十八条 进口签证前请购单外购核准后的专案申请

1、专案进口机器设备的申请

专案进口机器设备时外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证申请函中并应请求国贸局在输入许可证加盖国内尚无产制的戳记及核准章以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税

2、进口度量衡器及管理物品时外购部门应于申请输入许可证之前准备报价单及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。

第十九条 进口签证

外购材料订购后外购部门应立即检具请购单外购及有关申请文件以申请外汇处理单需在一星期内办妥结汇时加填紧急外购案件联络单送进口单位办理签证进口单位应依预定日期向国贸局办理签证并于输入许可证核准时通知外购部门。

第二十条 进口保险

1、FOB、FAS、CNF条件的进口案件进口单位应依请购单外购外购部门指示的保险范围办理进口保险。

2、进口单位应将承保公司指定的公证行在请购单外购上标示以便货品进口必须公证时进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。

第二十一条 进口船务

1、FOB FAS的进口案件进口单位船务经办人员于接获请购单外购时应视其装运口岸及装船期限并参照航运资料原则上选定三家以上船公司或承揽商以便进口货品可机动选择船只装运

2、进口单位船务经办人员应将所选定的船公司或承揽商品名称提供给进口结汇经办人员在信用证开发申请书上列明作为信用证条款向发货人指示装船。

3、如因输出口岸偏僻或因使用部门急需为避免到货延误外购部门应于请购单外购上注明避免信用证指定船公司而由发货人代为安排装船。

第二十二条 进口结汇

进口单位应依请购单外购标示的间发信用证日期办理结汇并于信用证开出后以开发快报通知外购部门联络供应厂商

第二十三条 税务

1、免货物税及工业用证明的申请

（1）进口的货品可申请免货物税的外购部门应于输入许可证核准后检具必需文件向税捐处申请经取得核准函后向海关申请免货物税

（2）除免凭经济部工业局证明办理具结免税进口的项目外其他属于免税规定的人造树脂类材料外购部门应于开发信用证后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用证明以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税

2、专案进口税则预估及分期缴税的申请和办理外购部门应于进口前检具有关文件凭以向海关申请税则预估等核准后并办理分期缴税及保证手续

第二十四条 输入许可证信用证的修改

供应商成本公司要求修改输入许可证或信用证时外购部门应开立信用证输入许可证修改申请书经呈核后检具修改申请文件送进口事务科办理

第二十五条装船通知及提货文件的提供

1、            外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时应立即填制装船通知单分别通知请购部门物料管理部门及有关部门

2、            外购部门收到供应商的装船及提货文件时应检具输入许可证及有关文件以装运文件处理单先送进口单位办理提货背书

3、            提货背书办妥后外购部门应检具输入许可证及提货等有关文件以装运文件处理单办理报关提货

4、            管理进口物品放行证的申请

进口管理物品时外购部门应在收到装运文件后检具必需文件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照以便据此报关提货

第二十六条 进口报关

1、            关务部门收到请购单外购及报关文件时应视买卖保险及税率等条件填制进口报关处理单连同报关文件委托报关行办理报关手续同时开立外购到货通知单含外购收料单送材料库办理收料

2、            不结汇进口物品进口单位邮寄包裹则为总务部门应于接获到货通知时查明品名数量等资料并经外购部门确认需要提货者再进行办理报关提货如系无价进口的材料补运赔偿及退货换料等报关时关务部门应开立外购到货通知单含外购收料单通知收货部门办理收料而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后送处理部门处理

3、            关税缴纳前进口单位应确实核对税则税率后申请暂借款缴纳

4、            海关估税的税率如与进口单位估列者不符时进口单位应立即通知外购部门提供有关资料于海关核税后天内以书面向海关提出异议申请复查并申请暂借款办理押款提货押款提货的案件进口单位应于进口报关追踪表记录以便督促销案

5、            税捐记账的进口案件进口单位应依请购单外购于报关时检具必需文件办理具结记账并将记账情况记入税捐记账额度记录表及税捐记账额度控制表

6、            船边提货的进口材料进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续以便船只抵港时即时办理提货。

第二十七条 报关进度控制

关务部门应分报关验关估税缴税放行五阶段以进口报关追踪表控制通关进度

第二十八条 公证

1、            各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素研判材料项目如外购散装材料通知进口单位于材料进港时会同公证行前往公证

2、            外购材料于验关或到厂后发现减损而合于索赔条件者进口单位应于接获报关行或材料库通知时联络公证行办理公证

3、            进口货品办理公证时进口单位应于公证后配合索赔经办时效索取公证报告分送有关部门

第二十九条退汇

1、            外购部门依进口材料的装运情况判断信用证剩余金额已无装船的可能时应于提供报关文件时提示进口单位并于进口材料放行及输入许可证收回后开立信用证退汇通知单连同输入许可证送进口事务科办理退汇

2、            退汇金额较大但信用证未逾有效期限者外购部门应向供应厂商索回信用证正本送进口单位办理退汇

第三十条 索赔

1、            外购部门接到收货异常报告材料检验报告表或公证报告等时应立即填制索赔记录单连同索赔资料交索赔经办部门办理

2、            以船公司或保险公司为索赔对象者由进口单位办理索赔以供应厂商为索赔对象时由外购部门办理索赔

3、            索赔案件办妥后索赔记录单应依原采购核决权限呈核后归档

第三十一条退货或退换

1、  外购材料必须退货或退换时外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请

2、  复运出口进口的有关事务外购部门应负责办理其出口进口签证船务保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理

3、  退换的材料进口时依本节有关规则办理

（五） 价格及质量的复核

第三十二条 价格复核与市场行情资料提供

1、  采购部门应调查主要材料的市场与行情并建立厂商资料作为采购及价格审核的参考

2、  采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目提供市场行情资料作为材料存量管理及核决价格的参考

第三十三条质量复核

采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核如材料选用质量检验等

第三十四条异常处理

审查作业中若发现异常情况采购单位审查部门应立即填制采购事务意见反应处理表或附报告资料通知有关部门处理

（四）附则

第三十五条本办法呈总经理核准后实施增设修订亦同

六、 公司采购规程

（一） 请购单

条 请购应按照存量管制基准和用料预算的有关规定并参考库存情形开列请购单逐项注明材料名称规格数量需求日期及注意事项经本部门主管审核后按规定逐级呈核并编号最后送采购部门

第二条 来源与需用日期相同的物品材料可以一单多品方式提出请购

第三条 特殊情况需按紧急请购办理时可在请购单备注栏注明原因以急件递送

第四条 作业福利用品由物管部门按月实际耗用状况并考虑库存条件填具请购单办理请购

第五条 以下总务性物品可免开清单而以总务用品申请单委托总务部门办理主要包括贺电用物品招待用品和书报名片文具报表等以及小额采购的材料

（二）采购规定

第六条 内购由国内采购部门负责办理外购由国外采购部门负责办理其进口事务由业务部门办理

采购重要材料应由总经理与供应商或代理商议价对于专项用料必须时由经理或总经理指派专人或指定部门办理采购。

表12-7材料准购单

请购日期：年   月    日         总号：                    编号：

请购栏

准购栏

材料名称

材料编号

上次采购

日期

厂商

厂牌

单位

材料规格

编制科目

供     应     商

名称

请购数量

材料标准

地址

用 途

单 位

需用 日期

电话

备注

单价

约定 交期

主 管 部 门

请     购

批示：

经理

采购

第七条 采购部门应按材料使用及采购特性选择最有利的方式进行采购

1、            集中计划采购对具有共同性的材料应集中计划办理采购经核定材料项目通知各请购部门提出请购计划报采购部门定期集中办理

2、            长期报价采购凡经常使用且使用量较大的材料采购部门应事先选定厂商议定长期供应价格报批后通知各请购部门按需提出请购

3、            采购部门应按采购地区材料特性及市场供需状况分类划定材料采购作业期限并通知各有关部门

（三） 国内采购作业

第八条 内购价格

1、            采购人员接到请购单内购后应按请购事项的缓急并参考市场行情过去采购记录或厂方提供的报价精选三家以上供应商进行价格对比

2、            如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品采购人员应检附有关资料并于请购单上予以注明报经主管核发并转使用部门或请购部门签注意见

3、            属于惯例超交者如采购量超过请购量采购人员应在议价后在请购单询价记录栏中注明报主管核签

4、            对于厂商报价资料经办人员应深入研究分析并以多种方式向厂方议价

5、            采购部门接到请购部门紧急采购口头要求主管应即指定经办人员先做询价议价待接到请购单后按一般采购程序优先办理

第九条 内购呈批手续

询价完成后采购经办人员应在请购单详填询价或议价结果拟定订购厂商交货期限与报价有效期限经主管核批并按采购审批权限呈批

第十条 内购订购程序

1、            采购经办人员接到已经审批的请购单后应向厂方传递订购单并确定交货日期要求供应方在送货单上注明请购单编号及包装方式

2、            分批交货时采购人员应在请购单上加盖分批交货章以便识别

3、            采购人员使用暂借款采购时应在请购单加盖暂借款采购章以便识别

第十一条 内购进度控制

1、  国内采购部门可分询价订购交货三个阶段依靠采购进度控制表控制采购作业进度

2、  采购人员未能按既定进度完成采购时应填制采购交货延迟情况表并注明异常原因及预定完成日期经主管批示后转送请购部门与请购部门共同拟定处理对策

第十二条内购单据整理及付款

1、            来货收到以后物管部门应将请购单连同材料检验报告表其免填材料检验报告表部分应于收料单加盖免填材料检验报告表章送采购部门与核对确认无误后送会计部门会计部门应于结账前办妥付款手续如为分批收料请购单内购中的会计联须于批收料后送会计部门

2、            内购材料须待试用检验的其订有合同部分按合同规定办理付款未订合同部分按采购部门报批的付款条件予以付款

3、            短交待补足的请购部门应依照实收数量进行予以付款

4、            超交应经主管批示方可按照实收数量进行予以付款否则仍按原订货数付款

（四） 国外采购作业

第十三条 外购价格

1、            外购部门按照请购单外购需求急缓加以办理依据供应商报价并参考市场行情及过去询价记录向三家以上供应商询价特殊情形比如制造代理等原因下除外但应于请购单外购注明在此基础上进行比价分析议价

2、            请购材料规范较复杂时外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见再转请购部门确认

第十四条 外购呈批手续

1、            比议价完成后由外购部门填具请购单外购拟定订购厂家预定装运日期等连同厂方报价送请购部门按采购审批程序报批

2、            核决权限

（1）采购金额在元以下者由部门经理核决

（2）采购金额超过元者由总经理核决

3、  采购项目经审批后又发生采购数量金额等变更请购部门须按新的情况所要求程序重新报批但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。

表12-8采购核准单

年   月    日   

请购部门			请购总号		董事长
品名数量
报       价					总经理
					副总经理
					经理
签呈意见					承办部门

第十五条 外购订购程序

1、  请购单外购经报批转回外购部门后即向供应商订购并办理各项手续

2、  如需与供应商签订长期合同外购部门应将签订的长期合同书按采购审批程序报批后办理

第十六条 外购进度控制

1、  外购部门依照请购单外购及采购控制表控制外购作业进度

2、  外购部门在每一作业进度延迟时应主动开具进度异常反应单记明异常原因及处理对策凭以修订进度并通知请购部门

3、  外购部门一旦发现外购装船日期有延误时即应主动与供应商联系催交并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策通知请购部门并按请购部门意见办理

（五） 价格品质复核

第十七条价格复核

1、  采购部门应经常调查主要材料市场行情建立供应商资料作为采购及价格审核的参考

2、  采购部门应对各分公司事业部所列重要材料提供市场行情资料作为材料存量管制及核决价格的参考

第十八条品质复核

采购单位应对公司内所使用的材料品质予以复核并形成完整资料备查

第十九条异常处理

审查作业中若发现异常情形采购审查部门应即填写采购事务意见反应处理表或附书面报告通知有关部门处理

七、采购工作实施办法

条 目的

为加强本公司采购工作管理规范采购作业事务提高采购成效特制订本办法

第二条 要求

1、             采购对象：采购前对厂方材料质量性能供应商报价水平交货期限售后服务等做出评价以供选择时参考

2、             价格质量以合理价格购取较高品质材料

3、             时限：配合使用部门需要日及需要量联络厂方即时供应

第三条 方式

采购部门应视材料使用状况用量采购频率市场供需状况交易习惯及价格稳定性等因素选择最有利的采购作业方式办理采购作业。

1、             定期合同：采购对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料可选用本方式办理

2、             特约厂商采购对于用量费用不太高的单项材料可简化采购作业由采购部门择定特约厂商介绍使用部门径向该厂洽购但在付款前应送采购部门审核不高于市价时予以付款

3、             一般采购不适用于前述采购方式者可按本方式采购程序如下：

采购部门按请购部门提出的请购单逐笔询价议价并了解交易条件后订购

第四条 期限

1、            采购部门应按照请购部门提出的需要日办理采购为达到这一要求掌握适当采购时机采购部门应召集有关部门按材料特性采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限呈总经理核准后公布实施原则上应以供货合约拟明的交货期限为准加计请购呈批及验收所需时间

2、            原订采购作业处理期限变更时采购部门应专函报告具体原因呈总经理核准后通知各有关单位以利于存量管制及适时提出请购

第五条权限

特约厂家采购项目由总经理核批涉及资金超过元呈总经理核批

第六条供应厂商

1、            各项材料的供应商至少应有家供应或总代理等特殊情况下除外各家背景及交易资料应记载于供应厂商资料卡存档备用对于未达本公司标准的材料采购部门应开发新供应商或报送主管部门拟订开发计划

2、            新供应商的开发由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备工艺流程生产能力产品质量等以后填制供应厂商资料卡若由于采购时效而由采购人员自行开发则由采购人员填制呈总经理核准后列为备选厂商

3、            对于交货质量不良无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定届时由采购部门以签呈方式说明原因送生产管理部门复查并呈总经理核准后通知对方

第七条询价

1、  采购部门收件人员收到请购单或外购单时即加盖收件章转采购经办人员办理询价作业

2、  各采购经办人员收到请购单或外购单应先判断请购材料品名规格需求日期数量等是否填写明确有无供应厂商报价对于资料填写不全或规格不详者注明填单异常说明欠详等字样后退请购部门修订

3、  询价程序如下

（1）            由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象特殊原因如制造代理原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外并填记在请购单上

（2）            对于加工合同采购项目采购部门应要求厂商填具成本分析表连同报价单一并送来作为议价参考

（3）            采购经办人员询价时应将询价截止日期填注于请购单内以便通知供应厂商

（4）            购经办人员于通知厂商报价后应紧跟催进度

（5）            询价完成后

4、  采购助理人员应将询价报价的全部资料整理报送采购

5、  经办人员据以议价若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同采购助理人员可将全

部资料填制采购事务征询单连同有关报价资料送请购部门签注意见签注完成后送交采购经办人员按请购部门意见处理必要时重新询价

第八条 议价

1、            采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询报价资料时应结合会签结果和各厂商报价查阅前购记录及供应商资料卡市场行情经成本分析后拟订议价对象议价策略及拟购底价并报告有关主管以供议价之用

2、            议价：

(1)  议价时除注意质量价格外还应注意交货期有无保证能否向厂商争取分期付款等

(2)  议价可采用多种形式进行议价完成后由采购经办人员拟定合作对象呈请有关领导核批

第九条 订购

1、  由采购经办人员于请购单上填记订购日及约定日再交由采购助理人员填制采购联络函寄送厂商将请购单第二联送材料库以待收料

2、  预付定金或采购金额较大或有附带条件的采购项目采购经办人员应先与厂商订定供销合同书合同书正本两份一份存采购部门一份存供应厂商副本若干分存请购部门收料部门会计部门及供应厂商

第十条 特殊情况的处理

1、请购项目的撤销各采购经办人员收到原请购部门送来撤销请购单后按下列方式办理

（1）            若原请购项目尚未办理由采购经办人员在原请购单据上加盖撤销章再交由采购助理人员将原请购单与撤销请购单第二联退原请购部门联自存按一般请购单据存档方式处理

（2）            若原请购项目已向厂商订购由采购经办人员与供应厂商接洽撤销订购经供应厂商同意撤销后向供应厂商取回采购联络函依第项方式办理若供应厂商坚持不能撤销采购经办人员应于撤销请购单上注明原因呈总经理核签后由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门

2、 急请购采购经办人员接到紧急请购通知应即查明请购材料名称规格数量请购单号及交货地点等资料并以电话询议价格待收到正式请购单时补入询议价结果按急件方式处理

3、交货质量异常各采购经办人员收到资材部门验收不合格的材料检验报告表时应尽速与供应厂商交涉扣款退货换货等事宜并将交涉结果记录于材料检验报告表的采购处理结果栏内并呈总经理核签后送回材料库

（1）            对于需退料换料或补交者采购经办人员应于材料检验报告表的采购处理结果栏内注明厂商电话及预定的处理日期

（2）            因质量不合格而退货换料可按逾期交货处理而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算

（3）            采购经办人员如未能按请购部门意见处理时应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏送原请购部门签注意见或会同原请购部门共同处理

（4）            交期延误罚扣处理采购助理人员收到交货延误本地厂商延交日外埠厂商延交日以内可不按延误论或统一逾天未送资料科的拟整理付款事务时应按下列方式处理

①                                          计算逾期罚扣金额定期合同采购按每天计扣定有买卖合同者按合约所订比例计扣其余按每天计扣并通知厂商罚扣原因与金额

②                                          在厂方同意扣款或补足时由采购助理人员在收料单及上填纪实付金额或号码呈总经理核签后连同原请购单第二联收料单材料检验报告表等资料送会计部门整理付款

③                                          如厂方不同意按第方式扣款采购经办人员应继续与厂商交涉并呈董事长核决后按第项方式处理

4、            属销售惯例或配合最小包装量厂商需超交的采购经办人员应于请购单采购记录栏内注明以作为材料库收料依据

5、            以暂借款采购采购经办人员应在请购单采购记录栏内加盖采购部门整理付款章以免会计部门重复付款

第十一条 采购作业进度控制

1、  采购经办人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度管制点预定作业进度

2、  预定作业进度应能配合请购项目缓急且各作业进度须在预定日期前完成

3、  对于未能在预定日期前完成的采购项目采购经办人员会同请购部门研究处理对策

第十二条 价格变动之处理

1、  外销产品原材料价格变动时采购部门应即通知外销部门重新审理产品报价水平避免不当损失

2、  采购部门应于奇数月日前核算各种材料价格变动情形填具主要原材料价格波动月报表呈总经理核批处理

第十三条 附则

本采购作业施行办法呈总经理核准后实施修订时亦同

八、物资采购入库验收管理规定

条 采购单处理

仓库保管员一旦接到采购部门转来的采购单即应按物资类别来源和入库时间等分门别类归档存放

第二条 物资标签

物资在待验入库前应在外包装上贴好标签详细填写批量品名规格数量及入库日期

第三条 内购物资入库

1、            材料入库前保管人员必须对照采购单对物料名称规格数量送货单和等一一清点核对确认无误后将到货日期及实收数量填入“请购单”

2、            如发现实物与采购单上所列的内容不符保管人员应立即对通知采购人员和主管在这种情况下原则上不予接受入库如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况并请采购部门会签

第四条 外购物资入库

1、            材料进厂后保管人员即会同检验人员对照装箱单及采购单开箱核对材料名称规格和数量并将到货日期及实收数量填入采购单

2、            开箱后如发现所装载材料与装箱单或采购单记载不符应即通知办理进口人员及采购部门处理

表12－9物资采购统计表

日期		进厂量	使用量	库存量		订购 未到量	采购参考量
月	日			数量	日期 限制		数量	可有 日数

表12－10购料单据汇总签收单

公司                                                            年    月     日

请购单		验收单		其他单据	张数
请购总号	张数	验收号码	张数
总计		总计		总计
备注

3、            如发现所装载物料有倾覆破损变质受潮等现象经初步估算损失在2000元以上者保管人员应即通知采购人员公证人员等前来公证并通知代理商前来处理此前应尽可能维持原来状态以利公证作业如未超过2000元可按实际数量办理入库并在采购单上注明损失程度和数量

4、            受损物品经公证或代理商确认后保管人员即开具索赔处理单呈主管批示再送财务部门及采购部门办理索赔

入库以后保管人员应将当日所收料品汇总填入进货日报表作为入账依据

第五条 交货数量超额处理

交货数量超过订购量部分原则上应予退回但对于以重量或长度计算的材料其超交量在以下时可在备注栏注明超交数量经请示采购部门主管同意后予以接收

第六条 交货数量短缺处理

交货数量未达订购数量时原则上应予以补足但经请购部门主管同意后可采用财务方式解决届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理

第七条 急用品入库

紧急材料入库交货时若保管部门尚未收到请购单收料人员应先询问采购部门确认无误后方可办理入库

第八条 验收与退货

1、            为保证企业产品与服务的高质量须高度重视来料质量标准问题质量管理部门应就材料重要性及特性等适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定材料验收规范呈总经理核准后公布实施作为采购验收依据

2、            属外观等易识别性质检验的物料验收应于收料后一日内完成

3、            属化学或物理检验的材料检验部门应于收件后三日内完成

4、            对于必须试用才能实施检验者由检验部门主管于材料检验报告表表中注明预定完成日期一般不得超过天

5、            检验合格的材料检验人员在外包装上贴合格标签交保管人员入库定位

6、            检验不合格的材料检验人员在外包装上贴不合格标签并于材料检验报告表上注明具体评价意见经主管核示处理办法转采购部门处理并通知请购单位通知保管部门办理退货

7、            对于检验不合格的材料办理退货时应开具材料交运单并附材料检验报告表呈主管签认作为出厂凭证

第九条 实施与修订

规定呈总经理核准后实施修订时亦同

九、公司进口物资采购供应规定

条    根据各部门上报的年度工程维护所需要的进口物资计划结合仓库现有物资库存情况拟定年度进口物资采购计划上报公司领导审批下达进口物资的采购任务

表12－11材料验收报告表

 

材料编号

收料单编号

品名规格

验收部门

质量规范编号

送验编号

呈 核  采 购 部 门

验收项目

验收标准

验收结果

合 格

不 合 格

1

2

3

4

5

说明： 检验部门主管：

采 购 处 理 结 果

总 副 经 理 批 示

分 公 司 经 理 意 见

资 材 部 门 说 明

请购单编号：

第二条 加强进口物资采购工作的管理切实做好公司引进小组确定的各项进口设备物资的招标询价合同起草批文的申请物资报关到货处理和货款结算等各项工作

第三条 认真执行公司部门拟定的合同单证审批会签手续增加进口物资在采购过程中的透明度对进口物资的合同签订货款预付到货后的检查验收以及货款支付各个环节的工作做到认真负责万无一失

第四条 执行对大宗进口物资实行招标小宗进口物资进行多家报价的询价原则选择供货时间短产品质量优良价格条件合理的供应商购买物美价廉的进口物资保障工程和维护生产的需要

第五条严格执行国家发布的关于进口物资管理规定申报进口物资批文规定以及进口物资报关管理制度等遵守公司的各项规章制度做到有令即行有禁即止全体进口物资采购员办事员业务员必须牢固树立主人翁的思想尽职尽责在业务工作中做到廉洁自律秉公办事不谋私利

十、国内物质采购供应工作规定

条 加强物资的计划管理根据各部门上报的年度所需物资计划及库存情况每年第四季度统筹做好来年的物资供应计划力争按时准确上报公司年度计划材料

第二条 加强物资订购合同的管理物资合同必须由物资供应部统一对外签订其他单位部门不得对外签订合同否则财务部拒绝付款在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见尽量做到采购回来的物资符合质量要求使用部门满意同时要对购货合同进行登记便于办理提货及付款手续每年季度要根据年度的计划寻找供应商签订全年的大宗工程维护物资的供货合同以保证大宗物资供应的稳定可靠性

第三条 签订合同的物资由供应室根据库存和工程维护用量情况实行分批进货常用零星物资要根据需求部门的需求量和库存情况进行分散进货做到物资无积压数量品种充足又齐全

第四条 物资进库实行质检员仓管员采购员联合作业对物资质量数量进行严格检查做到货账相符把好物资进仓质量关

第五条 采购业务工作人员要严格履行自己的职责在订货采购工作中实行货比三家的原则询价后报领导核准供应商不得私自订购和盲目进货在重质量守合同守信用售后服务好的前提下选购廉价物资做到质优价廉同时要实行跟踪办事负责到底的责任制不得无故积压或拖延办理有关商务账务工作

第六条 为掌握瞬息万变的市场经济商品信息如价格行情等物供人员必须经常自觉学习业务知识提高商务工作的能力以保证及时保质保量地做好物资供应工作

十一、设备引进管理条例

（一）原则

条 为了保证我公司设备引进工作的顺利进行使引进工作正常化规范化特制定本条例

第二条 引进设备是一项重要严肃的工作各级人员必须高度重视以严肃的态度进行此项工作

第三条 引进设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定

第四条 引进工作必须坚持原则秉公办事维护公司的利益坚持综合考虑质量价格交货期售后服务四个方面要竞争择优选取

第五条引进工作必须根据公司制定的发展规划和技术发展趋势结合公司实际有计划地进行

规定主要适用于引进较大的项目其他小项目的引进购置可参照本规定执行

（二）机构

第六条 设备引进工作在公司总经理的统一领导下进行由总工程师主持项目的招标和谈判工作公司设立设备引进小组由总工程师任组长总工程师办公室称总工办工程部物资部维护部派代表参加

第七条 总工办是引进工作的职能部门其职责是根据需要提出各专业引进项目报总经理批准立项后由引进小组搞好引进项目的技术谈判和招投标商务谈判

第八条 不同专业的设备引进项目可根据实际需要临时吸收相关部门的有关技术人员参与项目的招标和谈判

（三）方法和程序

第九条 设备引进项目由总工办提出然后交引进小组审定报公司总经理批准后由引进小组组织总工办及有关技术人员进行项目的招标和谈判

第十条需要招标或询价的项目必须通过讨论确定招标询价的对象总工办制定和发放招标书并妥善保管外商的投标资料

第十一条引进小组组织项目的开标和议标并确定谈判对象及有关事项

第十二条引进小组负责通知供应商谈判谈判时引进小组成员一般不少于总人数的四分之三

第十三条开标议标和谈判必须指定专人记录记录资料必须妥善保管

第十四条物资部负责编制合同书并完成其他商务事项

（四）纪律注意事项

第十五条 引进项目的招标询价和谈判必须严格按照有关规定和程序进行

第十六条 引进工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密任何人不得单独与供应商接触谈及引进项目的实质性问题更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方

第十七条 在引进工作过程中除正当的业务或礼节需要接受少量价值不高的纪念品外不准单独接受超额馈赠礼品确实难以拒绝的应交公司处理

第十八条对于违反上述规定者视情节轻重给予相应的纪律处分触犯刑律的交司法机关追究其刑事责任

（五）其他

第十九条 技术培训验收的名单由总工办与相关主管领导研究确定报总经理批准根据工作关系和需要与相关主管领导研究确定